Amazonビジネスの承認ワークフローとは？設定方法・承認者を解説

こんなお悩みを解決します。複数人で備品を購入する組織では、自由度と統制のバランスをとる設定が難しいところです。

Amazonビジネスの承認ワークフローは、グループや購入条件に応じて、注文の前に承認ステップを加える機能です。対象グループ、条件、承認者、不在時の代理承認を先に決めると、承認待ちを増やしすぎずに運用できます。

この記事でわかることは次のとおりです。

Amazonビジネスをまだ使っていない方は、無料のビジネスアカウントを作成して管理機能を確認できます。

Amazonビジネスの承認ワークフローでできること

Amazonビジネスの承認ワークフローを使うと、所定の条件に該当する注文を、承認者が確認してから発注する流れにできます。

購買コントロールと承認ルールの違い

購買コントロールは、推奨する商品や出品者を示したり、特定の商品を制限したりする購買管理の枠組みです。承認ルールはその中で、条件に当てはまる注文に事前承認を追加します。

Amazon公式では、基本の購買コントロールと承認ワークフローはすべてのAmazonビジネス利用者が使えると案内されています。Prime Businessでは、プランに応じて追加の購買ルールや承認期間延長などを利用できます。

申請から発注までの基本の流れ

承認条件に該当する注文は、次の順番で進みます。

商品・金額・申請理由と承認履歴をWeb上で確認できる

Amazonビジネスの公式設定ガイドでは、承認者が購入内容、金額、申請理由を画面上で確認でき、承認履歴も記録されるとされています。紙やチャットの申請を別途探す手間を減らせます。

Amazonビジネスの基本機能を先に確認したい方は、Amazonビジネスとは？個人事業主・法人向けにできることを解説もあわせてご覧ください。

複数人の注文をAmazonビジネスでまとめて管理したい方は、無料登録と利用条件を公式ページで確認できます。

Amazonビジネスの設定前に決める4項目

いきなり管理画面を開くより、組織内のルールを紙やメモに整理してから設定する方が迷いません。

部署・拠点に合わせて対象グループを決める

Amazonビジネスでは、ユーザーを部署や拠点ごとのグループに整理できます。グループ単位で承認ワークフローと購買ルールを設定できるため、営業部は営業部長、開発部は開発部長といった分け方ができます。

購買依頼者と承認者の役割を分ける

商品を選んで申請する人と、必要性や金額を確認する人を決めます。承認者はアカウントへ登録済みのユーザーから選びますが、必ずしもアカウント管理者やグループ管理者である必要はありません。

金額・商品カテゴリー・注文情報などの条件を決める

承認ルールは、購入金額、商品カテゴリー、部門などの条件に応じて設計できます。注文情報を使う場合は、PO番号、コストセンター、プロジェクトコード、拠点、部署などを条件に利用できます。

はじめから全注文に厳しい多段階承認をかけると、少額の消耗品まで滞るおそれがあります。まずは高額注文や管理が必要なカテゴリーから始めると運用しやすいです。

承認レベルと代理承認者を決める

一人の確認で十分か、上長の後に管理部門やシステム担当者の承認も必要かを決めます。承認者の休暇や長期不在に備え、代理承認の担当者も決めておきましょう。

Amazonビジネスで承認ワークフローを設定する手順

設計を決めたら、管理画面で承認ルールを追加します。公式資料の表記には差があるため、「購買コントロールと承認」または「購買ルールと承認」というメニューを探してください。

手順①：ビジネスアカウントの設定を開く

Amazonビジネスに管理権限のあるユーザーでサインインし、「ビジネスアカウントの設定」を開きます。設定メニューが表示されない場合は、アカウント管理者に設定を依頼してください。

手順②：対象グループまたはユーザーを選ぶ

部署や拠点全体に同じルールを使うならグループを選びます。特定のユーザーだけに異なる条件を使うなら、ユーザー単位で設定します。

手順③：購買コントロールと承認からルールを追加する

対象の設定画面で「ルールを追加」または同義のボタンを選びます。画面名やボタン名は変更されることがあるため、実画面とAmazon公式の承認ルール設定ガイドを並べて進めると安心です。

手順④：条件・メッセージ・承認者を設定する

購買ルール名、購買依頼者へのメッセージ、承認を有効にする条件、承認者を順に設定します。申請者へのメッセージには、用途、希望納期、プロジェクト名など、承認時に必要な情報を書くよう案内します。

手順⑤：保存後にテスト注文で確認する

ルールを保存したら、対象グループのテストユーザーで、条件に当てはまる商品と当てはまらない商品を確認します。承認が必要な注文で「承認を依頼する」と表示され、想定した承認者に回るかを確認してください。

本運用に入る前に小さく試すと、条件の抜けや承認者の設定違いを見つけやすくなります。

設定手順を確認できた方は、以下からAmazonビジネスの無料登録へ進めます。

Amazonビジネスの承認ルールの作り方を3例で確認

ルールは組織の規模や購買内容によって変わります。ここでは設計をイメージするための例を3つ紹介します。

用途	条件の例	承認者の例	運用上の注意
高額注文の確認	5万円以上	所属長	緊急時の代理承認者も決める
IT機器の管理	パソコンと周辺機器	所属長、IT管理者	二段階が必要な商品だけに絞る
部署別の運用	営業部と開発部でグループを分ける	各部門の責任者	異動時にグループと承認者を更新する

表の金額やカテゴリーはAmazonが決めた初期値ではなく、自社で検討するための例です。実際は稟議規程、予算、購買頻度に合わせて設定してください。

一定金額以上だけ上長承認にする

少額の消耗品は通常どおり発注し、組織で決めた金額以上だけ上長承認にする例です。購買依頼者の待ち時間を抑えながら、高額注文を確認できます。

パソコンなど特定カテゴリーを二段階承認にする

パソコンやネットワーク機器のように、予算とセキュリティの両方を確認したい商品は、所属長の後にIT管理者が承認する流れにできます。日常的な備品と分けることがポイントです。

部署や拠点ごとに承認者を変える

営業部、開発部、東京拠点、大阪拠点のようにグループを分け、それぞれの責任者を承認者に設定します。組織変更や異動のたびに、古い承認者が残っていないかを見直しましょう。

Amazonビジネスの承認者と複数段階の設定

複数人の承認者を置くときは、「同じ承認レベル」と「次の承認レベル」を区別してください。同じ人数でも承認の進み方が変わります。

同じ承認レベルでは誰か1人の承認で進む

同じレベルに複数の承認者を設定した場合は、公式ガイドではそのうち誰か1人が承認すると次のレベルへ進む仕様です。主担当者と副担当者のどちらかが対応できればよい運用に向いています。

複数レベルでは順番にすべての承認が必要

承認レベルを分けると、最初のレベルが承認した後に次のレベルへ進みます。公式資料では、承認ルールは最大6レベル、1レベルに最大10人まで設定でき、同一ユーザーを複数レベルに重ねて設定できないと案内されています。

承認者は登録済みユーザーから選ぶ

承認者の氏名またはメールアドレスを入力すると、アカウント内の候補が表示されます。アカウントに登録されていない人は承認者にできないため、候補が出ない場合はユーザー登録を確認してください。

不在時は代理承認者を設定する

Amazon公式は、承認者が不在や休暇中の場合、他のユーザーに代理承認を付与できると案内しています。休暇に入る前に対象期間と代理者を確認し、承認が滞らないようにしましょう。

ユーザー別ルールはグループルールより優先される

公式の設定資料では、ユーザーごとの承認ルールは、その人が所属するグループの承認ルールより優先されます。特定の人だけ承認ボタンが出ない場合は、そのユーザーに個別ルールがないかを確認してください。

Amazonビジネスの承認画面と申請後の流れ

ルールが適用されると、購買依頼者と承認者の画面は通常の注文と異なる流れになります。

注文時に「承認を依頼する」と表示される

条件に当てはまる商品をカートへ入れると、公式の案内例では注文ボタンが「承認を依頼する」に変わります。この表示が出た注文は、そのまま発注されず、承認手続きへ進みます。

承認者が商品・金額・申請理由を確認する

承認者は、承認画面で購買内容、金額、購買依頼者が書いた理由を確認します。承認に必要な情報を申請理由にまとめると、承認者が追加確認をする回数を減らせます。

承認・否認と履歴を管理する

承認者は内容を見て承認または否認します。承認履歴はAmazonビジネス上に記録されるため、申請の状態を確認しながら運用できます。否認された場合は、申請理由や商品、金額を見直してから再申請を検討しましょう。

承認期間と不在予定を確認する

Prime Businessの公式プラン表では、承認期間は基本7日間で、MediumとUnlimitedは最大14日間へ延長されると案内されています。承認者が不在になる場合は、期限が近づく前に代理承認者を設定してください。

プランごとの機能と年会費は、Amazonビジネスプライムとは？年会費・プラン・Duoまで完全解説で整理しています。

Amazonビジネスで承認ボタンがないときの確認項目

承認ボタンが表示されない、想定した承認者へ回らない場合は、次の順に確認してください。

正しいビジネスアカウントとグループを選んでいるか

個人向けAmazonアカウントで買い物をしていないか、対象のAmazonビジネスアカウントとグループが選ばれているかを確認します。グループを分けている組織では、所属先の設定違いがないかも見てください。

承認条件が注文に当てはまるか

購入金額、商品カテゴリー、部門、注文情報などの条件を確認します。条件に当てはまらない注文は、承認が必要ないため通常の注文ボタンが表示されます。

ユーザー別ルールがグループルールを上書きしていないか

同じグループの中で特定の人だけ挙動が違うときは、ユーザーごとの承認ルールを確認します。個別ルールが優先されるため、グループ側だけを見ても原因がわからない場合があります。

承認者がアカウントに登録されているか

承認者は、同じビジネスアカウントに登録されたユーザーから選ぶ必要があります。ユーザーの削除、異動、メールアドレスの変更があった場合は、承認者の設定をやり直してください。

ルールが保存され、対象に適用されているか

ルールを作っただけで保存していない、別のグループに作っている、条件を反対に設定しているといった点を見直します。修正後は条件に当てはまる注文と当てはまらない注文の両方で試しましょう。

解決しない場合は管理者またはAmazonビジネスへ確認する

ここまで確認しても解決しない場合は、アカウント管理者に相談します。管理者でも判断できないときは、対象グループ、ユーザー、ルール名、発生した画面を整理し、Amazonビジネスの公式サポートへ確認してください。

設定前に把握しておきたい他の注意点は、Amazonビジネスの注意点8つ！登録前と運用中の落とし穴をわかりやすく解説で解説しています。

Amazonビジネスの承認ワークフローを滞らせない運用のコツ

承認ワークフローは、承認段階を増やすほど安全になるとは限りません。組織のリスクに合わせて、必要な注文だけを止めるのがポイントです。

すべての注文を多段階承認にしない

高額商品、管理が必要なカテゴリー、予算管理が必要な部署など、承認の意味がある条件に絞ります。消耗品の補充まで複数人の承認を必要にすると、承認者と購買依頼者の両方に負担がかかります。

購買依頼者へのメッセージを具体的にする

「詳細を書いてください」だけでは、人によって申請内容がばらつきます。用途、必要数、希望納期、関連するプロジェクトなど、承認者が判断するために必要な項目を示しましょう。

代理承認者と休暇時の運用を決める

承認者の不在は予めわかることも多いため、休暇前に代理承認者を設定する運用を決めます。急な休みの場合に誰が設定を変更するかも、管理者間で共有してください。

小さなグループでテストしてから広げる

最初から全社へ適用すると、ルールの修正が多くのユーザーに影響します。まずは一つの部署や数人のグループで試し、条件、表示、承認の順序を確認してから展開します。

承認履歴と条件を定期的に見直す

承認が集中するルール、長期間使われていないルール、異動済みの人が承認者に残っているルールを確認します。月次や四半期など、組織に合った間隔で見直しましょう。

Amazonビジネスの承認ワークフローでよくある質問

Amazonビジネスの承認ルールと承認者設定で迷いやすい点にお答えします。

まとめ

Amazonビジネスの承認ワークフローは、組織の購買条件に応じて、注文前の確認をAmazonビジネス上で完結させる機能です。

まだアカウントがない方は、Amazonビジネスの登録方法【個人事業主・法人別に5ステップで解説】で必要な準備と手順を確認できます。画面名やプランごとの追加機能は変更されることがあるため、設定時はAmazon公式の案内も確認してください。

承認ルールを使って複数人の注文を管理したい方は、以下からAmazonビジネスの無料登録を確認できます。